Ajanvaraus

Ajanvaraus

Sopimuskausi

Sopimus on voimassa 12 kk, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassaolevana yhden kuukauden molemminpuolisella irtisanomisajalla.

Laskutus

Asiakaskohtainen hinta ja laskutus on määritellään tilausvahvistuksessa tai Sopimuksessa. Laskutus käynnistyy viiden päivän kuluttua tilauksesta. Palvelun maksuehto on 14 päivää netto laskun päiväyksestä. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Ajanvarauspalvelussa asiakkaalla on mahdollisuus hyödyntää maksullisia lisäpalveluita. Nämä laskutetaan aina voimassaolevan hinnaston mukaan.

Palvelun käyttöönotto ja hallinnointi

Palvelun käyttöönotto

Fonectan asiantuntijat ovat sinuun yhteydessä, käyvät läpi palvelun käyttöön liittyvät yksityiskohdat ja pystyttävät palvelun puolestasi. Palvelu voidaan aktivoida jo opastuspuhelun yhteydessä tai myöhemmäksi sovittavana ajankohtana – tarpeesi mukaisesti.

Palvelun hallinnointi

Voit hallinnoida palvelua Oma Fonecta -itsepalvelukanavassa. Opastamme avaamaan aikoja varattavaksi ja tekemään varauksia. Käyttö ei voisi olla helpompaa.

Ajanvarauksen perusopas

Ota kalenterin käyttö osaksi arkea – sinun tulee osata vain kaksi asiaa. Syvenny aukioloaikojen luomiseen ja varausten tekemiseen perusoppaamme avulla.

Ajanvarauksen laajemmat käyttöohjeet

Kaikki tarvittavat ohjeet ajanvarauskalenterin asetuksiin ja toimintoihin liittyen kohta kohdalta – siirry laajempiin ohjeisiin tästä.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi lisäämääni palvelua ei näy julkisella varaussivulla?

Tarkista, että palvelu on liitetty kalenteriin
(Asetukset > Kalenterit > Ruksi ko. palvelun kohdalla)

Mikäli sivun alaosassa on näkyvissä teksti ”Kalenteri sisältää erikoisaukioloaikoja ja ei pysty tästä syystä automaattisesti päivittämään aukioloaikojasi, uusia palveluja lisättäessä.” uudet palvelut eivät ole päivittyneet olemassa oleviin vapautettuihin aikoihin, eivätkä siksi näy julkisella sivulla. Toimi näin:

  • Poista ruksi kaikkien uusien lisäämiesi palveluiden kohdalta > Tallenna (kunnes Erikoisaikataulu -teksti poistuu. Voi vaatia 2 tallennuskertaa)
  • Lisää ruksi uudestaan kaikkien uusien lisäämiesi palveluiden kohdalle > Tallenna > Tämän jälkeen kalenteri kysyy ”Haluatko päivittää nykyisiä aukioloaikoja?” > Päivitä!
  • Tämän jälkeen palvelut tulevat näkyviin myös julkiselle sivulle. Huom! Päivitä julkisen sivun näkymä (Ctrl + F5) - tietojen päivittymisessä julkiseen näkymään voi olla hetken viive.

Mikäli vapautat aikoja yleissilmäyskalenterin kautta eli palvelusi on esim. ryhmäliikuntapalveluita tai kursseja, jotka ovat tarjolla vain tiettyinä päivinä, sinun tulee päivittää ajat manuaalisesti yleissilmäyskalenterissa.

Takaisin alkuun

Miten varaan asiakkaalle ajan eli tallennan varauksen kalenteriini?

Avaa Varaukset viikko -näkymä

  • Valitse tippuvalikosta palvelu > Seuraavaksi valitse kalenterista ajankohta klikkaamalla ruutua
  • Varaa-näkymässä
    a) etsi asiakkaan tiedot osoitekirjasta, jos on kyseessä vanha asiakas TAI
    b) klikkaa Uusi asiakas ja täytä asiakkaan yhteystiedot ja klikkaa Varaa tai Pakota varaus

Huom! Mikäli et täytä asiakkaan tietoihin sähköpostiosoitetta, asiakas ei saa sähköpostiinsa varausvahvistusta.

Takaisin alkuun

Miten poistan varauksen?

  • Avaa Varaukset viikko -näkymä. Siirry varauksen kohdalle, jonka haluat poistaa.
  • Klikkaa asiakkaan nimestä, jolloin aukeaa Varaus -näkymä.
  • Klikkaa "Peruuta (tai varaa uudelleen)" -painiketta.

Takaisin alkuun

Miten lisään vapaat ajat kalenteriin?

Avaa Luo aukioloaikoja -näkymä

  • Klikkaa yksittäisiä ruutuja TAI klikkaa Täytä päivän kohdalla, jolloin koko päivä avautuu varattavaksi asiakkaillesi. Tummat palkit ovat vapaita aikoja, vaaleat suljettuja. Voit siis esimerkiksi painaa ensin Täytä ja tuon jälkeen klikata vaaleiksi ruudut esimerkiksi lounastaukosi kohdalle > Tallenna muutokset! aina kun olet tehnyt muutoksia, ennen kuin siirryt seuraavalle viikolle.

Sama yleissilmäyskalenterin puolella:

  • Valitse ajat päiväkohtaisesti klikkaamalla päivää hiiren oikealla näppäimellä > klikkaa avautuvasta valikosta Luo aukioloaika. Muokkaa aukioloaikaa -ikkunassa voit lisätä tarkat kellonajat, lisäksi voit valita mitkä palvelut näkyvät vapaina asiakkaillesi.

Yleissilmäys-kalenterissa pystyt myös maalaamaan haluamasi vapaan ajat > Maalaa siniseksi esim. klo 9 -12 > Klikkaa hiiren oikealla näppäimellä > Luo aukioloaika > Tallenna!

Huom! Vapauta varattavia aikoja ainoastaan joko Luo aukioloaikoja -näkymän kautta tai Yleissilmäyskalenterin kautta - ethän käytä näitä ristiin, jotta vapautettuihin aikoihin ei synny ristiriitoja!

Huomioithan, että kalenteri ei tunnista juhlapyhiä, kuten joulu tai pääsiäinen, joten poistathan mahdolliset vapauttamasi ajat kyseisiltä päiviltä.

Takaisin alkuun

Miten lisään yksityisen merkinnän kalenteriin?

Avaa Varaukset viikko -näkymä

  • Klikkaa pientä paperin kuvaketta valitsemasi päivän vasemmassa alakulmassa, jolloin avautuu uusi ikkuna otsikolla Muokkaa yksityisaikaa
  • Muokkaa yksityisaikaa -ikkunassa lisää alkamis- ja päättymisaika, valitse saako yksityisaikasi päälle tulla varauksia (Tyyppi: Ei-estävä / Estää varauksia) > lisää Otsikko-kohtaan esim. "Lounastauko" > Tallenna

Sama yleissilmäyskalenterin puolella:

  • Yleissilmäyskalenterissa klikkaa haluamasi päivän kohdalla hiiren oikealla näppäimellä > valitse Lisää yksityisaika, jolloin avautuu uusi ikkuna otsikolla Muokkaa yksityisaikaa 
  • Muokkaa yksityisaikaa -ikkunassa lisää alkamis- ja päättymisaika, valitse saako yksityisaikasi päälle tulla varauksia (Tyyppi: Ei-estävä / Estää varauksia) > lisää Otsikko-kohtaan esim. "Lounastauko" > Tallenna

Takaisin alkuun

Kalenterissani on vapaita aikoja, mutta asiakkaani ei pysty varaamaan aikaa varaaverkossa.fi -sivulta?

  • Tarkista, että olet merkannut kalenteriin tarpeeksi vapaata aikaa. Esim. jos palvelu kestää 60min ja varattavissa oleva aika on 30min, tätä palvelua ei pystytä varaamaan
  • Tarkista varausmarginaalisi pituus. Mikäli varausmarginaalisi on esim. 24 tuntia, asiakkaasi näkee julkisella varaussivulla vain sellaiset ajat, jotka ovat yli vuorokauden päässä
    • Varausmarginaalin muokkaus: Asetukset > Kalenterit > Edistyneet asetukset > Varausmarginaali
  • Tarkista onko kalenteri asetettu julkiseksi
    Asetukset > Kalenterit > Edistyneet asetukset > "Näytetäänkö kalenteri julkisella verkkosivulla? (https://www.varaaverkossa.fi)" > Kyllä
  • Tarkista onko koko toimipiste asetettu julkiseksi:
    Asetukset > Paikat > Edistyneet asetukset > Ota vastaan varauksia julkiselta sivustolta? (https://www.varaaverkossa.fi)

Takaisin alkuun

En pääse kirjautumaan kalenteriin?

  • Mikäli olet unohtanut salasanan: Tilaa uusi kirjautumisen yhteydessä kohdasta ”Salasana unohtunut” > Saat uuden salasanan sähköpostiisi
    • Pystyt muokkaamaan salasanan haluamaksesi, kun olet kirjautuneena Oma Fonectaan:
      Valitse oikeasta yläkulman valikosta Omat käyttäjätiedot > Siirry kohtaan Salasanan vaihto

Takaisin alkuun

Miksi yritykseni ei löydy Varaaverkossa.fi -sivuston haku-toiminnolla?

  • Varmista, että kalenterissasi on vapaita aikoja tarjolla
  • Tarkista onko kalenteri asetettu julkiseksi
    Asetukset > Kalenterit > Edistyneet asetukset > "Näytetäänkö kalenteri julkisella verkkosivulla? (https://www.varaaverkossa.fi)" > Kyllä
  • Tarkista onko koko toimipiste asetettu julkiseksi:
    Asetukset > Paikat > Edistyneet asetukset > Ota vastaan varauksia julkiselta sivustolta? (https://www.varaaverkossa.fi)

Takaisin alkuun

Miksi varausvahvistus ei ole tullut perille sähköpostiin?

Asiakkaalleni ei ole mennyt varausvahvistusta:

  • Tarkista asiakkaasi sähköpostin oikeinkirjoitus. Huom! Asiakkaan tiedoissa tulee olla sähköpostiosoite, muuten varausvahvistusta ei lähde.
    • Etsi asiakkaan tiedot: Varauskalenteri > Asiakkaat > Etsi asiakas nimellä Haku-kentän avulla
    • Mikäli sähköpostiosoite puuttuu tai on kirjoitettu väärin, tee korjaukset ja tallenna
  • Lokikirja-välilehdeltä pääset myös itse näkemään tehdyt varaukset ja mihin sähköpostiin viestit ovat lähteneet ja mihin aikaan. Valitse lokikirjasta Sähköposti/sms-viesti -välilehti ja tarkista onko kyseinen asiakas saanut vahvistuksen. Jos täällä kaikki näyttää olevan kunnossa, vahvistus on mennyt perille.
  • Pyydä asiakastasi tarkistamaan sähköpostin roskapostilaatikosta, onko viesti mennyt suoraan roskapostiin
  • Sähköpostiohjelma (esim. Gmail) saattaa myös "ketjuttaa" varausviestit. Sähköpostiviestit ryhmittyvät yhdeksi keskusteluksi siten, että uusin viesti näkyy ylimpänä.

Omaan sähköpostiini ei ole tullut ilmoitusta tehdystä varauksesta:

  • Tarkista kalenterin asetuksista, mihin osoitteeseen ilmoitukset lähtevät (Asetukset > Kalenterit > Sähköposti > Sähköpostiosoite -kenttä). Mikäli kentässä ei ole sähköpostiosoitetta, vahvistukset eivät tule sähköpostiin. Huom! Tässä ei tarkoiteta Perusasetukset -otsikon alla olevaa sähköposti-kenttää!
  • Tarkista roskaposti tai muu mahdollinen laatikko, kuten Tarpeettomat/Clutter
  • Sähköpostiohjelma (esim. Gmail) saattaa myös "ketjuttaa" varausviestit. Sähköpostiviestit ryhmittyvät yhdeksi keskusteluksi siten, että uusin viesti näkyy ylimpänä.
  • Mikäli löydät viestin roskapostista, viesti tulee siirtää Saapuneet-laatikkoon ja lähettävä osoite noreply@varaaverkossa.fi merkitä turvalliseksi

Ensisijainen tehtyjen varauksien tarkistus on ajanvarauksen hallinnan kautta ja tämä tarkoittaa
Oma Fonectan kautta ajanvarauskalenteriisi kirjautumista osoitteessa oma.fonecta.fi

Takaisin alkuun

Mistä pääsen muokkaamaan julkisella varaussivulla näkyviä tietoja? 

  • Paikka-asetuksista pääset muuttamaan yrityksen yleisiä perustietoja (Asetukset > Paikat):
    • Yrityksen / toimipisteen nimi
    • Osoite
    • Puhelinnumero
    • Aukioloajat
    • Linkki kotisivuille
    • Sähköposti
    • Yrityskuvaus
    • Karttalinkki
    • Yläosan kuvat (3 kpl)
  • Kalenteri-asetuksista pääset muuttamaan kalenterikohtaisia tietoja ja asetuksia (Asetukset > Kalenterit):
    • Kuva
    • Kalenterin nimi (nimi tai nimike, joka näkyy kuvan alla julkisella sivulla)
    • Varauslomakkeen täytettävät kohdat (Kohdasta: Edistyneet asetukset)
    • Varausmarginaali eli miten lähellä varausaikaa/vapaata aikaa varaus voidaan tehdä julkiselta sivulta

Takaisin alkuun

Mistä pääsen vaihtamaan tai lisäämään sähköpostiosoitteen/osoitteet, johon saapuu ilmoitukset uusista varauksista?

  • Asetukset > Kalenterit > Sähköposti > Sähköposti-kenttä > Tallenna!

Takaisin alkuun

Mikä on maksimikoko kuville?

Maksimikoko kuville on 3 Mt (logo, kuvagallerian kuvat sekä henkilökuvat). Huomioithan, että kuvapaikka on neliönmallinen, joten lisätessäsi esimerkiksi suorakaiteenmallista kuvaa, osa kuvasta rajautuu pois.
Vinkki! Ota kuva tarpeeksi kaukaa, jotta kasvojesi ympärille jää tyhjää tilaa, eikä kasvoistasi rajaudu mitään pois.

Takaisin alkuun

Tarjoa asiakkaillesi mahdollisuus varata aikojasi kellon ympäri.