På Svenska
In English

Tietojen käsittelyn yleisperiaatteet

Fonectan tietosuojaperiaatteiden tarkoituksena on kertoa niistä periaatteista ja käytännöistä, joita me Fonecta Oy:ssä ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä (jäljempänä ”Fonecta”) noudatamme asiakkaidemme yksityisyyden suojan ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseksi. Fonecta päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa ja palveluidensa kehittymisen myötä. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman selosteen. Käyttämällä Fonectan palveluita hyväksyt samalla tämän Fonectan tietosuojaselosteen, ja annat suostumuksesi tietojesi keräämiseen, tallentamiseen ja käyttämiseen alla kerrotulla ja rekisteriselosteissa kuvatulla tavalla.

Fonecta on Suomen johtava digimainonnan ja markkinointialan yritys. Palveluihimme kuuluu muun muassa asiakasrekistereiden päivitystä ja sähköistä suoramarkkinointia.  Tämän lisäksi Fonecta harjoittaa hakemistoliiketoiminnan peruspalveluita, esim. numeropalvelutoimintaa.

Fonectan liiketoiminta perustuu kattaviin yhteystietoihin ja löytämisen helppouteen. Kattavat yhteystiedot löytyvät Fonectan valtakunnallisesta tilaajatietokannasta. Salaisia numeroita lukuun ottamatta se sisältää kaikkien suomalaisten puhelinliittymien tilaaja- ja käyttäjätietoja. Löytämisen helpottamiseksi Fonecta tarjoaa monipuolisia palveluja useisiin erilaisiin käyttötilanteisiin. Siksi tietosuojaa koskevat säännöt ovat paitsi yksityishenkilöille, myös Fonectalle ja sen liiketoiminnalle tärkeitä.

Fonecta noudattaa asiakkaiden henkilötietojen ja muiden asiakastietojen käsittelyssä Suomen lakeja sekä niiden nojalla annettuja viranomaisten määräyksiä. Tietosuojalainsäädännön yleinen perusperiaate on, että rekisteröidyn tulee olla tietoinen häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä, ja hänellä on oikeus saada häntä koskevissa tiedoissa olevat virheet oikaistua, antaa ja peruuttaa suostumuksensa tietyntyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn, ja joissain tapauksissa saada häntä koskevat tiedot kokonaan poistettua. Tutustu Fonectan palveluihin, joissa käsitellään henkilötietoja.

Kerättävät henkilötiedot (mitä tietoa kerätään ja mihin tietoa käytetään) määritellään tarkemmin Fonectan rekisteriselosteissa. Henkilötietojen ja muiden asiakastietojen käsittely perustuu useimmiten asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen tai antamaasi suostumukseen. Voimme käsitellä tietoja myös muilla perusteilla, kuten toimeksiannostasi tai lain määräyksen perusteella. Tietojasi voidaan käsitellä Fonecta konsernin sisällä. Keräämme tietoja myös valikoiduista ulkopuolisista lähteistä, esimerkiksi Väestötietojärjestelmästä ja Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton (”ASML”) ylläpitämästä suoramarkkinoinnin kieltorekisteristä, Trafista, Suomen Numeropalvelu Oy:n tilaajatietokannasta ja kaupparekistereistä.

Keräämme henkilötietoja ja muita asiakastietoja sopimusten tekemisen yhteydessä, käyttäjien rekisteröityessä jonkin palvelumme käyttäjäksi, palveluiden käytön yhteydessä tai muutoin rekisteröitävältä itseltään. Kun käyttäjä vierailee Fonectan www- sivustoilla, jää siitä Fonectalle erilaisia anonyymeja tai selaimen käyttöä kuvaavia tietoja, kuten operaattorin/organisaation IP-osoite ja selailuhistoria. Seuranta perustuu evästeiden (cookie), tai muun vastaavan toiminnallisuuden käyttöön. Näitä tietoja voidaan yhdistää käyttäjään ainoastaan tämän suostumuksella. Keräämme potentiaalisten asiakkaiden henkilö-, tai yhteystietoja erilaisiin asiakastapahtumiin osallistuttaessa tai Fonectalle tulevista yhteydenotoista. Tiedot tallennetaan pysyvään suoramarkkinointirekisteriin ja niitä käsitellään rekisteriselosteen mukaisesti.

Fonecta nauhoittaa asiakaspalvelu- ja myyntipuhelut mahdollisesti syntyneiden sopimusten todentamiseksi sekä palveluiden laadun tarkkailemista ja kehittämistä varten. Puheluiden taltiointeja käsittelevät vain siihen oikeutetut henkilöt, joita koskee vaitiolovelvollisuus.

Yhteystietopalvelut ja tilaajatietokanta

Fonectan tilaajatietokannassa on Fonectan numeropalvelussa, painetuissa luetteloissa ja sähköisissä hakemistoissa julkaistavien henkilöiden henkilötietoja. Yleensä tiedot ovat käyttäjän yhteystietoja eli nimi, osoite ja puhelinnumero. Joskus tietoihin on liitetty myös ammattinimike ja tilaajan nimi, eli sen, joka on tehnyt liittymäsopimuksen ja maksaa laskun, sekä operaattorin nimi.

Käyttäjällä ja tilaajana olevalla luonnollisella henkilöllä on oikeus maksutta kieltää itseään koskevien tietojen julkaiseminen puhelinluettelossa ja numeropalvelussa kokonaan tai osittain. Käyttäjä voi myös kieltää kyseisten tietojen luovuttamisen edelleen. Mikäli julkaistuissa tiedoissa on virhe, Fonecta korjaa virheet pyynnöstä tarkoituksenmukaisella tavalla. Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että paperiluettelossa oleva virhe voidaan korjata vasta seuraavan luettelon ilmestyessä. Sama koskee tietojen poistamista paperiluettelosta.

Teleyrityksen ja Fonectan on annettava myös puhelinluetteloon ja numeropalveluun merkitylle yritykselle ja muulle yhteisölle oikeus saada tietonsa tarkistetuiksi ja poistetuiksi sekä virheelliset tiedot korjatuiksi.

Tietojen korjaus- ja poistopyynnöt on suositeltavaa tehdä suoraan omalle teleyritykselle, jotta pyynnöt välittyisivät myös muille hakemistopalveluyrityksille. Jos puhelinnumero halutaan pois kaikista hakemistopalveluista, se tulisi muuttaa salaiseksi. Jos henkilö haluaa muuttaa tai poistaa tietojaan vain jostain tietystä Fonectan palvelusta, pyynnöt tehdään Fonectan asiakaspalveluun.

Mikäli asiakas on itse lisännyt Fonectan internetpalveluihin muita omia yhteystietojaan, tulee asiakkaan itse huolehtia, että ne ovat oikein ja ajan tasalla. Fonecta saattaa lähettää tietojen päivitystä koskevia muistutusviestejä. Fonectalla on oikeus poistaa vanhentuneiksi ja asiattomiksi katsomiaan lisätietoja.

Teleyrityksillä ja Fonectalla yhteystietopalvelun tarjoajana on velvollisuus luovuttaa luettelossa julkaistaviksi ilmoitettuja tietoja myös muille luettelo- ja numeropalveluiden tarjoajille.

Asiakasviestintä ja suoramarkkinointi

Asiakasviestinnällä tarkoitetaan asiakassuhteen hoitamiseksi tarvittavaa yhteydenpitoa. Fonecta voi lähettää asiakkailleen tuotteita ja palveluita koskevaa asiakasviestintää ilman erillistä suostumusta.

Tietoyhteiskuntakaaren mukaan automatisoitujen soittojärjestelmien sekä sähköpostiviestien, tekstiviestien, puheviestien, ääniviestien tai kuvaviestien avulla toteutettua suoramarkkinointia saa kohdistaa vain sellaisiin luonnollisiin henkilöihin, jotka ovat antaneet siihen ennalta suostumuksensa. Luonnolliselle henkilölle saa harjoittaa muuta suoramarkkinointia (kuten telemarkkinointia), jollei tämä ole sitä nimenomaisesti kieltänyt. Rekisteröidyllä on oikeus maksutta kieltää suoramarkkinointi.

Suoramarkkinointia yhteisölle saa harjoittaa, jollei tämä ole sitä nimenomaisesti kieltänyt. Yhteisölle on annettava mahdollisuus helposti ja ilman erillistä maksua kieltää yhteystietojensa käyttö jokaisen suoramarkkinointitarkoituksessa lähetetyn viestin yhteydessä.

Suoramarkkinointikielto tulee tehdä ensisijaisesti suoramarkkinointia harjoittavalle yritykselle, vaikka Fonecta olisikin mainittu osoitelähteenä.

Jos Fonecta saa asiakkaana olevalta luonnolliselta henkilöltä sähköpostiviestiin, tekstiviestiin, puheviestiin, ääniviestiin tai kuvaviestiin liittyvän yhteystiedon tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä, voi Fonecta käyttää tätä yhteystietoa omien samaan tuoteryhmään kuuluvien tai muuten vastaavien tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinoinnissa ilman ennakkosuostumusta.

Fonectan itse harjoittaman suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän voi kieltää ilmoittamalla siitä Fonectan asiakaspalveluun, puh. 020 692 999. Lisäksi ASML ylläpitää telemarkkinointia ja osoitteellista suoramarkkinointia rajoittavia valtakunnallisia Robinson-rekistereitä. Mikäli sen liittymänumeron tietoihin, johon kielto kohdistuu, ilmoitetaan uusi tilaaja tai käyttäjä, peruuntuu kielto automaattisesti.

Evästeet

Fonectan verkkosivustot ja mobiilisovellukset käyttävät evästeitä, ja muita vastaavia tekniikoita mukaan lukien kolmannen osapuolen evästeet, palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen, verkkoanalyysiin sekä markkinoinnin kohdistamiseen. Kohdistettua mainontaa voi esiintyä sekä Fonectan että kolmansien osapuolien sivustoilla tai palveluissa. Käyttäjä voi kieltää evästeen tallentumisen muuttamalla selaimen asetuksia. Joissakin tapauksissa esto voi johtaa siihen, että internetsivujen selailu hidastuu tai sivusto ei toimi lainkaan. Evästeilmoituksen sulkemisella tai Fonectan verkkosivuston käytön jatkamisella muuttamatta verkkoselaimen evästeasetuksia hyväksyt evästeiden käytön. Evästeiden tallentumisen estäminen ei poista mainosten esittämistä, vaan johtaa siihen, että mainontaa tai muuta sisältöä ei ole mukautettu aiemmin kerätyn tiedon perusteella.

Evästeet ovat tiedostoja, jotka sivusto, sovellus tai klikattu mainos asettaa selaimeen käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Eväste sisältää nimettömän, selainkohtaisen tunnisteen, jonka avulla Fonecta voi myöhemmin tunnistaa eri selaimet tai päätelaitteet eri verkkosivustoilla ja palveluissa. Ainoastaan evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä.

Kolmannet osapuolet voivat Fonectan luvalla asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa Fonectan verkkosivustoilla esimerkiksi tarjotakseen käyttäjälle kohdennettua mainontaa tai tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Koska käyttäjän selain pyytää kolmannen asettamia mainoksia Fonectan ulkopuoliselta palvelimelta, nämä kolmannet osapuolet voivat katsella, muokata tai asettaa omia evästeitään aivan kuin käyttäjä olisi näiden kolmansien verkkosivustoilla.

Esimerkkinä evästeiden käyttötarkoituksesta voidaan mainita markkinoinnin kohdentaminen. Fonecta voi käyttää verkkosivustojensa käytöstä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerättyä tietoa myös tietylle selaimelle kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseen luomalla erilaisia kohderyhmäsegmenttejä. Eri kohderyhmäsegmenteille esitetään kerättyihin tietoihin perustuen kohderyhmää todennäköisesti kiinnostavaa mainontaa tai sisältöä Fonectan tai sen yhteistyökumppaneiden tarjoamilla verkkosivustoilla ja sähköisissä palveluissa.

Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Fonecta voi rekisteriselosteen mukaisesti kohdistaa asiakkaidensa verkkomainontaa ja muuta markkinointia asiakasrekisteritietojensa, väestötietojärjestelmän, Trafin ja muista rekistereistä saatujen tietojen perusteella käyttämällä anonyymejä kohdennustietoja evästeissä käyttäjän suostumuksella.

Välitys- ja sijaintitietojen käsittely

Fonecta käsittelee viestinnän välitystietoja ja sijaintitietoja tietoyhteiskuntakaaren mukaisesti esimerkiksi palvelujen toteuttamiseksi sekä myös laskutusta, teknistä kehittämistä ja asiakkaan suostumuksella markkinointia varten. Välitystietoja saavat Fonectalla käsitellä vain tietyt henkilöt, jotka tarvitsevat työssään kyseisten tietojen käsittelyoikeutta. Käsittely toteutetaan kuitenkin vain toimien vaatimassa laajuudessa ja luottamuksellisen viestin ja yksityisyyden suojaa tarpeettomasti vaarantamatta. Fonecta säilyttää välitystietoja ja sijaintitietoja lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Laskutusta varten tarpeellisia välitystietoja säilytetään vähintään kolme kuukautta ja enintään kolme vuotta laskun eräpäivästä, ellei tietoja ole tarpeen laskun perintään liittyvistä syistä säilyttää kauempaa.

Paikantavien palvelujen osalta solutunnisteisiin perustuva sijaintitieto (tarkkuus 100 m – 15 km) saadaan teleyrityksiltä ja sitä käsitellään yleensä kertaluontoisesti ja säilytetään korkeintaan Fonectan paikantavien palvelujen tuottamiseksi tarvittavan ajan. Sijaintitietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Teknistä rajapintaa teleyritysten paikkatietoihin voidaan tarjota ulkopuolisille palveluntarjoajille. Nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat vastaavat itse omien palveluidensa lainmukaisuudesta ja paikantamista koskevien suostumusten hallinnoinnista.

Tietoturva

Fonecta huolehtii palveluidensa tietoturvasta käyttäen menettelytapoja, jotka ovat tarkoituksenmukaisessa suhteessa uhkien vakavuuteen ja tekniseen kehitystasoon sekä kustannuksiin. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtivat siihen erikseen nimetyt henkilöt. Sisäisiä tietosuojaa ja tietoturvaa koskevia Fonectan ohjeistuksia toteutetaan muun muassa proaktiivisen riskienhallinnan keinoin, huomioimalla tietosuoja- ja tietoturva tuotteidemme ja palveluidemme suunnittelussa sekä kouluttamalla henkilöstöämme.

Pyydämme kuitenkin kiinnittämään huomiota siihen, että mikään yritys ei voi tarjota täydellistä tietoturvaa. Jokaisen Fonectan asiakkaan on myös itse huolehdittava omasta tietoturvastaan tarkoituksenmukaisella tavalla, esimerkiksi huolehtimalla ajantasaisten virus- ja palomuuripalveluiden käytöstä ja käyttöjärjestelmien päivityksistä.

Kielto-oikeus ja tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- tai markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä Fonecta Oy:lle puhelimitse asiakaspalvelun numeroon 020 692 999; kirjeitse osoitteeseen Fonecta Oy Televisiokatu 4, 00240 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@fonecta.com.

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Fonecta Oy / Lakiasiat

PL 2020

00241 Helsinki

tai sähköpostitse liitetiedostona tietosuoja@fonecta.com.

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa.

Fonectan rekisteriselosteet

Fonectan rekisteriselosteissa kerrotaan mihin tarkoituksiin ja miten henkilötietoja käytetään.

Tietosuojaseloste päivitetty 15.5.2017.

På Svenska

Allmänna principer gällande behandling av uppgifter

Syftet med Fonectas dataskyddsprinciper är att beskriva de principer och den praxis som vi inom Fonecta Ab och de företag som ingår i samma koncern (härefter ”Fonecta”) efterföljer för att säkerställa våra kunders skydd för privatliv samt konfidentiell kommunikation. Fonecta uppdaterar denna dataskyddsbeskrivning i takt med utvecklingen av vår verksamhet och våra tjänster. Vi uppmanar dig att regelbundet kontrollera den senaste beskrivningen. Genom användning av Fonectas tjänster godkänner du denna Fonectas dataskyddsbeskrivning och ger ditt samtycke till insamling, registrering och användning av dina uppgifter i enlighet med vad som beskrivs nedan och i registerbeskrivningen.

Fonecta är Finlands ledande företag inom digitalreklam och marknadsföringsbranschen. Våra tjänster omfattar bland annat uppdatering av kundregister och elektronisk direktmarknadsföring. Utöver detta tillhandahåller Fonecta bastjänster inom katalogbranschen, såsom t.ex. nummerregister.

Fonectas verksamhet bygger på omfattande kontaktuppgifter och enkla sökfunktioner. De omfattande kontaktuppgifterna finns i Fonectas nationella abonnentdatabas. Den innehåller abonnent- och användaruppgifter för alla finländska telefonabonnemang, med undantag för de hemliga numren. För att underlätta sökningen erbjuder Fonecta ett brett utbud av tjänster för olika användningssituationer. Därför är reglerna om dataskydd viktiga såväl för privatpersoner som för Fonecta och dess affärsverksamhet.

Vid behandling av kunders personuppgifter och hanteringen av annan kundinformation följer Fonecta Finlands lagar och förordningar samt myndighetsföreskrifter som getts på basis av dessa. En grundläggande princip inom dataskyddslagstiftningen är att den registrerade skall vara medveten om behandling av hans eller hennes personuppgifter och därtill ska han/hon ha rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter, att ge och att dra tillbaka sitt samtycke gällande behandling av viss typ av personuppgifter och i vissa fall att få sina uppgifter raderade. Bekanta dig med Fonectas tjänster där personuppgifter behandlas: https://www.fonecta.fi/info/hyodyllista-tietoa/muut-ehdot/palvelut-ja-henkilotiedot/

De personuppgifter som samlas in (dvs. vilka uppgifter som samlas in och för vilket ändamål) definieras närmare i Fonectas registerbeskrivningar. Behandlingen av personuppgifter och andra kunduppgifter grundar sig vanligen på en kundrelation, något annat relevant samband eller på ditt samtycke. Vi kan behandla uppgifter även på andra grunder, såsom på uppdrag av dig eller utgående från en bestämmelse i lag. Dina uppgifter kan behandlas inom Fonecta-koncernen. Vi inhämtar uppgifter även från utvalda externa källor, till exempel från Befolkningsdatasystemet, förbudsregistret för direktmarknadsföring som förs av Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto (”ASML”), Trafi, Finlands Nummertjänst Ab:s abonnentdatabas och handelsregistret.

Vi samlar personuppgifter och annan kundinformation vid ingående av avtal, då en användare registrerar sig som användare av någon av våra tjänster, i samband med bruk av tjänsterna eller på annat sätt direkt av den registrerade. När en användare besöker Fonectas webbsidor får Fonecta olika anonyma uppgifter eller annan information som beskriver användningen av webbläsaren, exempelvis operatörens/organisationens IP-adress och webbhistorik. Övervakningen grundar sig på cookies eller användning av andra motsvarande funktioner. Denna information kan kombineras med användaren endast med användarens samtycke. Vi samlar in person- eller kontaktuppgifter av potentiella kunder när de deltar i olika kundevenemang eller genom att personen är i kontakt med Fonecta. Informationen lagras i ett permanent direktmarknadsföringsregister och den hanteras i enlighet med registerbeskrivningen.

Fonecta spelar in kundservice- och försäljningssamtal för att kunna påvisa avtal som eventuellt ingås samt för att kunna övervaka och utveckla kvalitén på tjänsterna. Inspelningarna hanterats endast av personer med befogenhet som är bundna av tystnadsplikt.

Kontaktinformationstjänst och abonnentdatabas

I Fonectas abonnentdatabas ingår personuppgifter för de personer vars kontaktuppgifter publiceras i Fonectas nummertjänst, i de tryckta katalogerna och i den elektroniska katalogen. Oftast består uppgifterna av användarens kontaktinformation dvs. namn, adress och telefonnummer. Ibland har även titel och namnet på abonnenten, det vill säga den som har gjort abonnemangsavtalet och betalar räkningen, samt operatörens namn lagts till i uppgifterna.

Användaren och en fysisk person som är abonnent har rätt att kostnadsfritt helt eller delvis förbjuda att uppgifter om honom/henne publiceras i telefonkatalogen och nummertjänsten. Användaren kan även förbjuda att sådana uppgifter utlämnas.  Om en publicerad uppgift innehåller fel korrigerar Fonecta på begäran den felaktiga uppgiften på ett ändamålsenligt sätt. Vi ber dock anmälaren uppmärksamma att en felaktig uppgift i papperskatalogen kan ändras först i samband med publicering av nästa katalog. Detsamma gäller för radering av en uppgift i den tryckta katalogen.

Teleföretaget och Fonecta bör även ge företag och andra samfund vars uppgifter ingår i telefonkatalogen och nummertjänsten rätten att granska och radera sina uppgifter samt få felaktiga uppgifter korrigerade.

Vi rekommenderar att krav gällande ändring och radering av uppgifter framställs direkt till det egna teleföretaget, så att kraven även förmedlas till andra katalogtjänstföretag. Om önskan är att telefonnumret raderas från alla katalogtjänster bör numret göras hemligt. Om en person vill ändra eller radera sina uppgifter helt eller delvis endast från en specifik Fonecta tjänst görs begäran till Fonectas kundtjänst.

Om kunden själv har lagt till övriga egna kontaktuppgifter i Fonectas webbtjänster ska kunden själv sörja för att uppgifterna är korrekta och uppdaterade. Fonecta kan skicka påminnelsemeddelanden gällande uppdatering av uppgifterna. Fonecta har rätt att radera föråldrad information och sådana uppgifter som anses osakliga.

Eftersom teleföretag och Fonecta tillhandahåller kontaktinformationstjänster är de skyldiga att överlämna de uppgifter som uppgetts för att publiceras i katalogen även till andra aktörer som erbjuder katalog- och nummertjänster.

Kundkommunikation och direktmarknadsföring

Med kundkommunikation avses sådan kommunikation som är nödvändig för hantering av kundförhållandet. Fonecta kan skicka kundkommunikation som gäller produkter och tjänster till sina kunder utan separat samtycke.

Enligt bestämmelserna i informationssamhällsbalken får sådan direktmarknadsföring som genomförs med hjälp av automatiserade uppringningssystem samt per e-post, textmeddelanden, ljudmeddelanden eller bildmeddelanden endast riktas mot sådana fysiska personer som på förhand gett sitt samtycke till detta. Andra former av direktmarknadsföring får riktas mot en fysisk person (t.ex. telemarknadsföring) om personen inte uttryckligen har förbjudit det. Den registrerade har rätt att kostnadsfritt förbjuda direktmarknadsföring.

Direktmarknadsföring får riktas mot samfund om samfundet inte uttryckligen förbjudit detta. Samfundet ska ges möjlighet att, i samband med varje meddelande som skickas, enkelt och kostnadsfritt förbjuda användning av samfundets uppgifter i direktmarknadsföringssyfte.

Förbud gällande direktmarknadsföring ska i första hand riktas till det företag som utövar direktmarknadsföring, även om Fonecta nämns som adresskälla.

Om Fonecta i samband med försäljning av en tjänst eller produkt får en kontaktuppgift via e-postmeddelande, textmeddelande, telemeddelande, ljudmeddelande eller bildmeddelande av en fysisk person som är kund, kan Fonecta använda denna kontaktuppgift för direktmarknadsföring av sina egna tjänster eller produkter i samma produktkategori eller annars motsvarande tjänster och produkter utan förhandsgodkännande.

Du kan förbjuda den av Fonecta utövade direktmarknadsföringen och kundkommunikationen genom att meddela detta till Fonectas kundtjänst, tel. 020 692 999. Därtill upprätthåller ASML landsomfattande Robinson-register som begränsar utövandet av telemarknadsföring och adresserad direktreklam. Om abonnent eller användare byts för ett abonnemangsnummer, som är försett med förbud, annulleras förbudet automatiskt.

Cookies

Fonectas webbsidor och mobilapplikationer använder cookies och annan motsvarande teknik, inklusive cookies från tredje part, för produktion och utveckling av tjänsterna, nätverksanalys samt riktade marknadsföringstjänster. Riktad reklam kan förekomma både inom Fonectas så väl som tredje parters webbplatser eller tjänster. Användaren har möjlighet att förbjuda lagring av cookies genom att ändra på webbläsarens inställningar. I vissa fall kan förbudet leda till att webbsidorna blir långsammare eller att de inte fungerar alls. Genom att stänga meddelandet om cookies eller genom att fortsätta att använda Fonectas webbsida utan att ändra på cookieinställningarna på din webbläsare så godkänner du användningen av cookies. Att blockera lagring av cookies hindrar inte publicering av reklam, utan leder istället till att reklam och annat innehåll inte är anpassat utgående från tidigare insamlad information.

Cookies är filer som en webbsida, applikation eller klickad reklam ställer in i din webbläsare genom den öppnade webbsidan. Cookies innehåller anonyma identifikationer som anknyter till den specifika webbläsaren. Med hjälp av dessa kan Fonecta senare känna igen webbläsare eller terminaler på olika webbsidor och tjänster. Endast den server som skickat ut cookien kan senare läsa och använda den.

Tredje parter får med Fonectas tillstånd installera cookien i användarens terminal när användaren besöker Fonectas webbsida, t.ex. för att erbjuda användaren riktad reklam eller för att föra statistik över besök på olika webbsidor. På grund av att användarens webbläsare begär reklam som publicerats av tredje part fråne n server utanför Fonecta kan dessa tredje parter se, redigera och lägga ut egna cookies på samma sätt som om användaren skulle besöka dessa tredje parters webbsidor.

Som ett exempel på användningsändamål för cookies kan nämnas riktad marknadsföring. Fonecta kan använda den information som samlats in genom cookies eller annan motsvarande teknik som används på dess webbsidor för att bilda olika målgruppssegment som utnyttjas för riktad reklam eller framställning av annat innehåll för en specifik webbläsare. För de olika målgruppssegmenten presenteras sådan reklam på Fonectas eller av dess samarbetspartners tillhandahållna webbsidor eller e-tjänster som utgående från insamlad information troligtvis är av intresse för den mottagande målgruppen.

Användaren kan inte identifieras enbart utgående från cookies. Fonecta kan i enlighet med registerbeskrivningen rikta sina kunders nätreklam och annan marknadsföring utgående från information som erhållits från de egna kundregistren, befolkningsdatasystemet, Trafi och andra register genom att med användarens samtycke använda anonyma allokeringsuppgifter i cookies.

Hantering av identifierings- och lokaliseringsuppgifter

Fonecta hanterar identifieringsuppgifter i anslutning till kommunikation och lokaliseringsuppgifter i enlighet med informationssamhällsbalken t.ex. för att producera tjänster samt även för fakturering, teknisk utveckling och med kundens samtycke i marknadsföringssyfte. Endast sådana personer inom Fonecta som i sitt arbete har behov av befogenhet att hantera Identifieringsuppgifter har rätt att behandla identifikationsuppgifter. Hanteringen av uppgifterna sker dock endast i den utsträckning det är nödvändigt för att uträtta en åtgärd och utan att i onödan riskera kommunikationssekretess och integritetsskydd. Fonecta lagrar identifikationsuppgifter och lokaliseringsuppgifter i den utsträckning lagen tillåter och förpliktar. Sådana identifikationsuppgifter som behövs för fakturering lagras i minst tre månader och högst tre år från fakturans förfallodatum, om det inte av indrivningsorsaker är nödvändigt att lagra uppgifterna under en längre tid.

Beträffande lokaliseringstjänsterna erhålls lokaliseringsuppgifter som baserar sig på cellidentifikationer (med 100 m – 15 km:s noggrannhet) av teleföretagen. Lokaliseringsuppgifterna behandlas oftast i engångssyfte och lagras högst i den utsträckning som är nödvändigt för produktion av Fonectas lokaliseringstjänst. Lokaliseringsuppgifter utlämnas inte till tredje part. Det tekniska gränssnittet för teleföretagens lokaliseringsuppgifter kan erbjudas åt utomstående tjänsteleverantörer. Dessa utomstående tjänsteleverantörer ansvarar själva för lagenligheten beträffande sina tjänster samt administrering av samtycken gällande lokaliseringsuppgifter.

Datasäkerhet

Fonecta sörjer för datasäkerhet i anknytning till sina tjänster med hjälp av ändamålsenliga förfaranden i förhållande till hotnivå och teknisk utvecklingsnivå samt kostnader. Datasekretess- och dataskyddsärenden sköts av vissa för ändamålet utnämnda personer. Fonectas interna manualer för datasekretess och dataskydd förverkligas bland annat genom proaktiv riskhantering, genom att beakta datasekretess- och dataskyddsaspekter vid planering av våra tjänster och produkter samt genom att utbilda vår personal.

Vi ber dock fästa uppmärksamhet vid det faktum att inget företag kan erbjuda fullständig datasäkerhet. Var och en av Fonectas kunder bör också själv sörja för satt den egna datasäkerheten är ordnad på ett ändamålsenligt sätt, t.ex. genom att se till att uppdaterade virus- och brandväggstjänster är i bruk samt att operativsystem hålls uppdaterade.

Gransknings- och förbudsrätt

Den registrerade har rätt att förbjuda användning av uppgifterna för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring samt opinions- eller marknadsundersökning och har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter genom att meddela om detta till Fonecta Ab per telefon till kundtjänsten på numret 020 692 999; per post till adressen Televisionsgatan 4, 00240 Helsingfors eller per epost till adressen asiakaspalvelu@fonecta.com.

Den registrerade har i enlighet med personuppgiftslagens 26 § rätt få veta vilka uppgifter om honom/henne som har registrerats i personregistret. Insynskravet ska skickas skriftligen och undertecknat till adressen:

Fonecta Ab / Juridiska avdelningen
PB 2020
00241 Helsingfors

eller bifogad i e-post på adressen tietosuoja@fonecta.com

Insynskravet kan även framföras personligen vid ovan nämnd adress.

Fonectas registerbeskrivningar

Användningsändamål och hur personuppgifter används beskrivs närmare i Fonectas registerbeskrivningar.

Abonnentdatabas

Kundregister

Direktmarknadsföringsregister

Beslutsfattarregister gällande beslutsfattardatabasen

Uppdaterat 15 maj 2017.

 

In English

General Principles for Processing Data

The purpose of this policy is to describe the principles and practices that we follow at Fonecta Oy and the companies belonging to the same group (hereinafter “Fonecta”) in order to guarantee the protection of our customers’ privacy, confidential communications and other legitimate interests. Fonecta updates this policy according to the development of its operations and services. We advise to check for the latest version regularly. By using Fonecta’s services you agree to this Privacy Policy of Fonecta, and give the consent for the collection, recording and using of your personal data as defined below and in the description of personal data files.

Fonecta is Finland’s leading company in the field of digital advertising and marketing. In addition to Fonecta’s basic services in the directory business, such as directory inquiry services, Fonecta’s services include updating of customer records and electronic direct marketing.

Fonecta’s business is based on comprehensive contact details data and the ease of finding. Comprehensive contact details data can be accessed via Fonecta’s nationwide subscriber database. Apart from unlisted numbers, this database contains all Finnish phone subscriber and user profiles. In order to make it easier for users to find what they are looking for, Fonecta offers a wide range of services for various situations. This is why the rules on personal data protection are important not only to individuals, but also to Fonecta and its business.

Fonecta processes personal data and other customer data in accordance with Finnish laws and decrees, along with authority regulations and instructions based on them. The basic principle of data protection regulations is that a data subject needs to be aware of the processing of his/her personal data, and that he/she has the right to have any errors in the data corrected and to give consent and revoke consents to particular types of processing of the personal data. In some cases the personal data needs to be completely deleted. Further information about Fonecta’s services that entail the processing of personal data will be available at https://www.fonecta.fi/info/hyodyllista-tietoa/muut-ehdot/palvelut-ja-henkilotiedot/.

Personal data to be collected (what information is collected and how it will be used) are defined in more details in the descriptions of personal data files of Fonecta. The processing of personal data and other customer information at Fonecta is often based on a customer relationship, some other relevant connection or the given consent of the data subject. We may process data on other grounds as well, such as by an engagement made by you or reason of provisions laid down by law. Your personal data may be processed within the Fonecta companies belonging to the same group. Personal data can also be collected from selected external sources, such as Finland’s Väestötietojärjestelmä (Population Information System) and the prohibiting registers of direct marketing maintained by ASML (Finnish Direct Marketing Association), Trafi (Finnish Transport Safety Agency), subscriber database of Suomen Numeropalvelu Oy (phone number enquiries service) and the Trade Register.

Personal data and other customer data are collected when concluding agreements, registering to use the service and when using the services or, directly from the data subject. When a user visits Fonecta websites, Fonecta obtain different anonymous data or data related to the use of the web browser, such IP address belonging to the operator or organization and browsing history. Monitoring is based on the use of cookies or similar technologies. This data may be associated with a user only upon his or her consent. We collect personal or contact information on potential customers when someone participates in a competition or customer event or contacts Fonecta. The data is stored in our permanent direct marketing register and processed in accordance with the description of personal data file.

Calls made by Fonecta’s phone-based sales staff are recorded to ensure agreements made, quality of the service and skills development, as well as for handling invoicing-related irregularities. These recordings are handled only by specifically authorized persons, who are subject to the obligation to retain confidentiality.

Directory Services and Subscriber Database

Fonecta’s subscriber database contains personal data published via Fonecta directory inquiry services, printed catalogues and electronic directories.  Usually these are comprised of the user’s name, address and phone number. Sometimes this information is associated also with title and name of the subscriber, i.e. the person who concluded the subscription agreement and payd the invoices, and the name of the operator.

A user and a subscriber that is a natural person has the right to prohibit free or charge and in whole or in part, the disclosure and publication of their details in a telephone directory or directory inquiry service. A user may prohibit also forwarding of such data. If published information is incorrect, Fonecta takes appropriate measures to rectify the incorrect information.  Please note, however, that incorrect information in a printed directory may only be corrected when the next directory is published. The same applies to removing data from a printed directory.

Both telecom companies and Fonecta are required to allow companies and other organizations shown in a directory, other subscriber directories, and number-inquiry services the right to have their details reviewed and deleted, and incorrect details corrected.

Requests for details to be corrected and deleted should be made directly to the telecom company that one is the customer of, in order that such a request might be passed on to other companies providing directory services. For a phone number to be deleted from all directory services, the phone number needs to be made unlisted. If a person wants to have his/her details changed or deleted only from a particular Fonecta service, such a request must be made to Fonecta’s Customer Service.

If a customer has added the customer’s other details to Fonecta Internet services, then the customer must ensure that the details added are correct and up to date. Fonecta may send reminder messages concerning updating of the details. Fonecta reserves the right to delete details it deems to be obsolete and inappropriate.

Fonecta as a service provider of directory inquiry services, as well as telecom companies, have the obligation to disclose data to be published in a directory to another company providing directory inquiry service or telephone directory service.

Customer Communication and Direct Marketing

Customer communication here means the communication that is required in maintaining customer relationships. Fonecta may inform of the situation regarding Fonecta’s services, their continuity or changes without prior consent being required.

According to Finnish Tietoyhteiskuntakaari 917/2014 (Information Society Code), direct marketing implemented via automated calling systems, and e-mails, SMSs, voice mails, voice messages and image messages may be targeted only at natural persons, who have given their prior consent to this. Other direct marketing (e.g.telemarketing) targeting at a natural persons is allowed, unless this it is specifically prohibited by that person. A natural person must be able to prohibit, free of charge, direct marketing.

Direct marketing targeted at a corporation may be engaged in, unless the corporation has specifically prohibited it. Corporations must be given the opportunity to easily and free of charge prohibit the use of their contact details in connection with each message sent with the purpose of direct marketing.

The prohibiting of direct marketing shall be addressed primarily at the enterprise practising direct marketing even if Fonecta is mentioned as being the source of the address details.

If Fonecta receives from a customer, who is a natural person, contact details associated with an e-mail, an SMS, a voice mail, a voice message or an image message in connection with the product or service sold, it may use such contact details in the direct marketing of its own products belonging to the same category or in the direct marketing of other similar products or services without prior consent.

Direct marketing and customer communications conducted by Fonecta itself may be prohibited by notifying Fonecta’s Customer Service, tel. +358 20 692 999, of the matter. In addition, the organization ASML maintains nationwide Robinson registers restricting telemarketing and address-based direct marketing restrictive. If a new subscriber or user is entered in the details related to a subscriber number, to which a prohibition is applied, the prohibition will be automatically revoked.

Cookies

Fonecta’s websites and mobile applications use cookies, including third party cookies, and other similar technologies for producing and developing of services, network analysis and marketing targeting. Targeted marketing are used both on websites or services of Fonecta or third parties. Cookies may be disabled in the browser settings. In some cases this may slow down website browsing or prevent access to certain pages altogether. You accept cookies by closing the box informing about the use of cookies or continuing to use the website without changing cookie settings of the browser. Disabling cookies does not prevent advertisements from showing. After disabling cookies advertisements are not targeted based on collected data on earlier behavior and user’s interests.

A cookie is a small text file sent and saved to the user’s web browser cache by the website, an application or an advertisement clicked on. A cookie contains a randomly generated anonymous identifier that allows Fonecta identify different web browsers or terminal devices that are used while visiting Fonecta’s websites and services. Only the server that sent the cookie may later read and use the cookie.

Third parties may place their own cookies to the user’s terminal device with the approval of Fonecta when visiting Fonecta’s websites in order to offer targeted advertising or to create statistics on users of the website. As the advertisement data placed by a third party are downloaded by the user’s web browser from servers outside of Fonecta, these third parties may view, modify and place their own cookies as if the user were on a third party website.

Cookies are used, for instance, for targeting advertising. Fonecta may use the data collected by cookies or similar technologies about the use of its websites in order targeting website advertisements or producing content for a certain web browser by creating different segments for user groups. Advertisements or content that are likely to be of interest to the different user group segments are showed to them on the websites and online services of Fonecta or its partners.

User cannot be identified merely through cookies. Under the description of personal data file, Fonecta may target online marketing as well as other marketing at its customers based on data obtained from its customer registers, Väestötietojärjestelmä (Population Information System), Trafi (Finnish Transport Safety Agency) and other registers by using anonymous identifiers in the cookies upon informed consent of the user.

The Use of Traffic and Location Data

Fonecta processes traffic and location data in accordance with Finnish Tietoyhteiskuntakaari (Information Society Code) for producing services, and also for purposes of invoicing, technical development and, upon the consent of the customer, marketing. Traffic data is processed only by designated Fonecta employees or persons working for Fonecta, whose lawful duties make it necessary to process traffic data. Processing of data is restricted to the extent necessary for purpose of actions and it does not limit the confidentiality of messages or the protection of privacy. Fonecta stores traffic and location data within the constraints of the existing legislation. Traffic data needed for invoicing is stored at least three months from the due date of the invoice, and for a maximum of three years from the due date of the invoice, unless it has to be stored for a longer time for collection-related reasons.

As regards position-determining services, cell-identification-based position data (accuracy between 100 m – 15 km) are obtained from telecom companies, and these are usually processed in a one-off manner and retained no longer than is necessary for producing Fonecta’s positioning services. Position data are not disclosed to third parties. The technical interface for telecom operators’ position data may be offered to external service providers. These third party service providers bear the responsibility for the legality of their own services and for the administration of consents pertaining to positioning.

Information Security

Fonecta ensures the information security of its services by applying practices that in a manner proportional to the seriousness of the threats as well as to the technical level and costs. Data protection and information security are under responsibility of certain designated persons. Fonecta’s internal guidance regarding information security and data protection are implemented by the means of proactive risk management, by taking information security and data protection into account when designating products and services and by training of personnel.

However, we kindly ask you to bear in mind that no company is able to guarantee perfect security for the services. Everyone must also personally take the necessary and appropriate information security precautions, for example by making sure that they use up-to-date virus and firewall services and operating system updates.

Right to Inspection, Prohibit and Correction

Data subjects are entitled to prohibit the use of the data for direct advertising, telemarketing and other forms of direct marketing, as well as to prohibit the use of the data for use in questionnaires and market research. In addition, data subjects are entitled to request rectification of incorrect data by notifying Fonecta Oy’s Customer Service: phone number +358 20 692 999; postal address Fonecta Oy Televisiokatu 4, FI-00240 Helsinki, Finland or by e-mail addressed to asiakaspalvelu@fonecta.com.

In accordance with Section 26 Finnish Henkilötietolaki (Personal Data Act), the individual data subject has the right to check what information there is about him in a personal data file. The request must be submitted in writing and signed, and addressed to:

Fonecta Oy / Legal Affairs
P.O. Box 2020
FI-00241 Helsinki, Finland

or as an attachment to an email at tietosuoja@fonecta.com.

The request may also be submitted in person at the address above.

Description of Personal Data Files of Fonecta

Description of personal data files of Fonecta contain information about the purposes and practices of processing personal data.

Subscriber Database

Customer Register

Direct Marketing Register

Decision-Makers Register on decision-maker database

Updated 15 May 2017.