Mikseivät yritykset päivitä asiakasrekistereitään?

Olen jo jonkin aikaa ihmetellyt suomalaisten yritysten tapaa käyttää asiakasrekisteriään. Tuntuu, että vaikka EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantulo on jo takana päin, isot yritykset kipuilevat edelleen asiakastietojensa päivittämisen kanssa. Asiakkaat ovat kuitenkin yritykselle se kaikkein tärkein voimavara ja heidän palvelemisensa pitäisi olla ykkösprioriteetti. Miten sitten asiakkaita voidaan palvella, ellei yritys tiedä keitä he ovat?

Mistä siis on kysymys? Miksi asiakasrekisteri on niin tärkeä asia? Mielestäni jo postin lähettäminen väärään osoitteeseen on täysin turhaa ja riittää syyksi sille, että rekisteri kannattaa pitää ajan tasalla. Lisäksi laki edellyttää, että yritykset pitävät rekisterinsä ajantasaisena eivätkä lähetä markkinointiviestejä esimerkiksi alaikäisille. Näiden asioiden pitäisi ilman muuta olla jokaiselle suomalaisyritykselle itsestäänselvyyksiä, olipa kyseessä suuri tai pieni yritys. Valaistaanpa tilannetta muutamalla kuvaavalla esimerkillä.

Vakuutukset väärällä nimellä

Hiljattain sain vakuutusyhtiöltäni vuosilaskun. Miten tulinkin tällä kertaa katsoneeksi laskun erittelyä tarkemmin. Huomasin, että vaikka osoitteessa näkyi nykyinen nimeni, oli itse vakuutuksessa edelleen tyttönimeni. Käytännössä siis, jos minulle olisi tapahtunut jotakin vaikkapa matkalla ja olisin tämän vakuutuksen kanssa mennyt lääkäriin, olisi matkavakuutukseni ollut väärällä nimellä. En ollut itse kiinnittänyt tähän huomiota aiemmin, sillä vakuutusyhtiöni on päivittänyt osoiterekisterinsä ja lasku on tullut oikealla nimellä. Jos nyt olisin ollut matkalla selvittelemässä sairaana tätä soppaa, en välttämättä olisi ollut kiinnostunut jatkamaan kyseisen yrityksen asiakkaana. Jos olisin oikein kunnolla suuttuvaa sorttia, olisin kenties nostanut aiheesta someraivon.

Pankin kirjeet väärään osoitteeseen

Toisen esimerkin tarjoaa toissijainen pankkini. Saan heiltä postia vanhalla nimelläni kahteen eri tavalla väärään osoitteeseen, joista toisessa en ole koskaan edes asunut, vaan he ovat lisänneet vanhentuneen katuosoitteeni alle väärän kaupungin. Koska en asioi kyseisen pankin kanssa lähes koskaan, en ole tehnyt asialle mitään. Mutta joka kerta, kun tällainen kirje vihdoin mutkan kautta löytää minut, mietin, miten epäpätevältä kyseinen pankki vaikuttaa.

Miten asian voi korjata?

Jos kahdella valtakunnallisella, suurella yrityksellä on haasteita asiakasrekisterin kanssa, mikä mahtaakaan olla tilanne muissa yrityksissä? Asiakasrekisterin kuntotarkastus on helppo tehdä. Siinä varmistetaan, että asiakasrekisteri on ajantasainen ja rekisterissä olevat asiakkaat ovat kontaktoitavissa (kuten mainittu, esim. alaikäisiä ei saa kontaktoida). Jos kuntotarkastus paljastaa, että rekisterissä on puutteita, on päivittämiseen tarjolla monia eri vaihtoehtoja – kertaluontoisia ja jatkuvia. Kun tiedot ovat ajan tasalla, voittavat sekä yritys että asiakkaat, puhumattakaan säästyvästä ajasta ja rahasta.

Kannustan kaikkia yrityksiä huolehtimaan asiakasrekisterinsä ajantasaisuudesta. Ehkä virheellinen mielikuva päivittämisen vaikeudesta elää sitkeässä, tai tietoisuus asiakasrekisterin kunnosta ja sen tärkeydestä yritystoiminnalle on epäselvää. Oli syy mikä tahansa, nyt olisi korkea aika herätä korjaamaan asia.

Miltä sinun asiakasrekisterisi näyttää?