Asiakastuki

Outlook Web App -postin käyttöohjeet

0. Kirjautuminen Outlook Web App -sähköpostiin (OWA)

Kirjaudu sähköpostiisi osoitteessa https://webmail.fonecta.fi

Syötä Sähköpostiosoite-kohtaan sähköpostiosoitteesi ja salasanaksi Fonectan kotisivuston julkaisuviestissä saatu salasana.

Mikäli käytössäsi on yksityinen tietokone, voit valita Suojaus-kohdan Tämä on yksityinen tietokone. Tällöin sähköpostiosoitteesi tallentuu sille varattuun kenttään, ja kirjautuminen on voimassa työpäivän ajan (8 tuntia).

Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä OWA kysyy sinulta käytettävää kieltä ja aikavyöhykettä. Valitse kieleksi suomi (Suomi) ja aikavyöhykkeeksi (UTC+02:00) Helsinki, Kiova, Riika, Sofia, Tallinna, Vilna.


Jos käyttäjätunnuksen sähköpostiosoite tai salasana on syötetty väärin, OWA antaa ilmoituksen: Kirjoittamasi käyttäjänimi tai salasana on virheellinen. Yritä kirjoittaa se uudelleen. Varmista, että salasana ja käyttäjätunnus on kirjoitettu oikein ja ilman välilyöntejä. Voit myös kopioida salasanan saamastasi julkaisuviestistä.

1. Päänäkymä

Kun olet kirjautunut järjestelmään, avautuu OWA-sähköpostin päänäkymä:

  • Saapuneet-kansiosta näet kaikki saapuneet sähköpostiviestit ja uusien lukumäärän. 
  • Viestit näkyvät vasemmanpuoleisessa osassa: viestin aihe, lähettäjä sekä viestin päiväys. 
  • Voit lukea sähköpostiviestin oikealla puolella olevassa lukuruudussa. Halutessasi voit myös avata viestin uuteen ikkunaan kaksoisklikkaamalla sitä.

Vasemmasta reunasta löytyvät myös muut sähköpostikansiot: kirjoittamasi lähettämättömät viestit tallentuvat Luonnokset-kansioon, ja lähetetyt viestit löydät Lähetetyt-kansiosta. Poistetut viestit menevät Poistetut-kansioon. OWA:n roskapostisuodatin saattaa ohjata uusia saapuvia viestejä Roskaposti-kansioon ja siksi se kannattaa ajoittain tarkistaa ja roskapostit tyhjentää. Samalla voi varmistaa, ettei suodatuksessa ole siirtynyt vääriä viestejä roskaposteiksi.


Vasemmasta alareunasta löydät OWA:n eri osiot: Posti, Kalenteri, Yhteystiedot, Tehtävät. Voit pienentää osiot matalammaksi klikkaamalla niiden yläpuolella olevaa pisteriviä. Painikkeet saat isommaksi painamalla pisteriviä uudestaan.


Näet sähköpostin tilankäytön viemällä hiiren postilaatikkosi eli Saapuneet-kansion nimen päälle. 

Mikäli sähköpostin tilasta on käytetty yli 90 prosenttia, sähköpostiin tulee näkyviin huomautusikkuna:

Tällöin kannattaa tyhjentää ylimääräisiä posteja (esimerkiksi tyhjentämällä roskakori ja lähetetyt viestit, joita ei tarvitse). Jos sähköposti on täynnä (100 %), sähköpostien lähettäminen ja astaanottaminen ei enää onnistu.

2. Toiminnot

Viestien yläpuolella on näkyvissä koko ajan OWA-sähköpostin pikavalikko:

Uusi: avaa tyhjän sähköpostiviestipohjan ja voit kirjoittaa uuden viestin.
Poista: siirtää valitsemasi viestin roskakoriin, josta ne poistuvat 30 päivän jälkeen.
Siirrä: voit siirtää tai kopioida valitsemasi viestin toiseen kansioon.

Suodatin: voit suodattaa viestinäkymään esimerkiksi lukemattomat, tietyn lähettäjän tai liitetiedostoja sisältävät viestit.
Näytä: voit vaihtaa lukuruudun sijaintia tai poistaa sen käytöstä kokonaan. Oletuksena viestit näkyvät keskusteluina, mutta halutessasi voit poistaa valinnan kohdasta Käytä keskusteluja, jolloin viestit näkyvät perinteiseen tapaan.

Pikavalikon alapuolella on hakukenttä, jonka avulla voit etsiä viestejä OWA-sähköpostistasi.

3. Kirjoita uusi viesti

Uusi-painikkeen löydät pikavalikosta, joka näkyy aina, kun olet OWA:n Posti-osiossa.
Painiketta painamalla pääset kirjoittamaan uutta sähköpostia ja seuraava ikkuna aukeaa:

  1. Lisää ensin viestin vastaanottajan sähköpostiosoite, vastaanottajia voi olla useampikin. Viestin voi myös lähettää joillekin henkilöille tiedoksi kopiona tai piilokopiona (paina Asetukset ja valitse Näytä piilokopio).
  2. Lisää viestiin otsikko eli aihe.
  3. Kirjoita viestiruutuun viestin teksti.
  4. Voit lähettää viestin vasemmassa yläkulmassa sijaitsevasta Lähetä-painikkeesta.

Viestin painikkeet

Alla on esitelty ylävalikon viestipainikkeet tarkemmin ja voit esimerkiksi liittää viestiin liitetiedoston eli asiakirjan tai kuvan.

Lähetä-tekstipainike lähettää viestin vastaanottajalle.

Tallenna-painike tallentaa keskeneräisen viestin sähköpostin Luonnokset-kansioon.

Liitä tiedosto -painikkeesta voi liittää viestiin liitetiedoston eli asiakirjan tai kuvan. Tiedostot näkyvät Aihekentän alapuolella ja tiedoston voi poistaa harmaasta ruksista.

Lisää kuva -painikkeella voi liittää viestiin kuvan tekstin keskelle.

Osoitteistosta voi hakea viestin vastaanottajaksi jonkun osoitekirjassa olevan.

Tarkista nimet: OWA tarkistaa vastaanottajan nimen osoitekirjasta ja korvaa nimen osoitekirjan nimellä ja sähköpostiosoitteella.

Tärkeys: suuri -painikkeella voi nostaa viestin tärkeysluokkaa vastaanottajalle.

Tärkeys: pieni -painikkeella voi laskea viestin tärkeysluokkaa vastaanottajalle.

Lisää allekirjoitus: voit lisätä viestiin allekirjoituksen.

Tarkista oikeinkirjoitus eli ABC-painike tarkistaa viestin oikeinkirjoituksen. Oikeinkirjoituskieltä voi vaihtaa painikkeen pienestä, alaspäin osoittavasta nuolesta.

Asetukset-painikkeesta voit lisätä viestiin asetuksia. Viestiin voi asettaa esimerkiksi viestin lukukuittauksen, jolloin vastaanottaja voi kuitata viestin luetuksi. Voit myös täältä vaihtaa viestin tärkeysluokkaa sekä kiireystasoa.

4. Viestiin vastaaminen

Voit vastata saapuneeseen sähköpostiviestiin Saapuneet-kansiossa yleisnäkymässä, viestiä lukiessa tai muissa kansioissa, jotka sisältävät viestejä.

  • Vastaa-painike lähettää vastauksen vain viestin lähettäjälle (kuvakkeessa yksi violetti nuoli)
  • Vastaa kaikille lähettää vastausviestin kaikille viestin saaneille (kaksi violettia nuolta)
  • Välitä-painikkeella voidaan lähettää viesti uudelle vastaanottajalle (yksi sininen nuoli)

Painikkeen painamisen jälkeen aukeaa uusi viestinkirjoitusnäkymä, kuten uuden viestin kirjoittamisessa ja viestitoiminnot ovat samat.

5. Omat asetukset

Kun painat oikeassa yläreunassa olevaa Asetukset-painiketta, avautuu seuraava pudotusvalikko:

  • Aseta automaattiset vastaukset -valikossa pääset asettamaan itsellesi automaattisen vastauksen esimerkiksi loman ajaksi.
  • Vaihda salasana -valikossa pääset vaihtamaan sähköpostisi salasanan.
  • Luo Saapuneet-kansion sääntö -valikossa pääset luomaan sähköpostiisi sääntöjä.
  • Näytä kaikki asetukset -valikko näyttää kaikki asetukset, joita voit muuttaa.

5.1 Allekirjoituksen lisääminen

Painamalla oikean yläreunan Asetukset-painiketta ja valitsemalla Näytä kaikki asetukset -kohdan pääset asetuksiin. Valitse kohta Asetukset ja Posti.

Syötä Sähköpostin allekirjoitus -kenttään haluamasi allekirjoitusteksti, esimerkiksi yhteystiedot. Mikäli haluat, että allekirjoitus on automaattisesti lähettämissäsi viesteissä rastita kohta Sisällytä allekirjoitukseni lähettämiini viesteihin automaattisesti.

Voit myös lisätä allekirjoituksesi viestiin Lisää allekirjoitus -painikkeella viestiä kirjoittaessasi.

5.2 Automaattinen vastaus

Automaattiset vastaukset voidaan ottaa käyttöön esimerkiksi loman ajaksi. Painamalla oikean yläreunan  Asetukset-painiketta ja valitsemalla Aseta automaattiset vastaukset -kohdan pääset automaattisten vastausten asetuksiin.

Laita täppä kohtaan Lähetä automaattivastauksia. Halutessasi voit määrittää aikavälin automaattisille vastauksille, tällöin rastita kohta Lähetä vastauksia vain tänä ajanjaksona. Kirjoita haluamasi viesti sille varattuun kenttään/kenttiin. Muita lopuksi tallentaa muutos oikeassa alakulmassa sijaitsevalla napilla.

Huomioithan, että voit asettaa kaksi erilaista automaattivastausta:

  • Oman organisaation sisältä tuleviin viesteihin (sähköpostiosoitteen loppuosa on sama kuin sinulla, esim. @meidänfirma.fi)
  • Organisaation ulkopuolelta tuleviin viesteihin: kaikille lähettäjille tai osoitekirjassasi oleville.

5.3 Salasanan vaihtaminen

Paina oikean yläreunan  Asetukset-painiketta ja valitse Vaihda salasana
Syötä ensin nykyinen salasanasi, tämän jälkeen uusi salasana kahdesti ja paina Tallenna-painiketta. Salasana on vaihtunut ja se on käytössä heti.

Huomioithan, että tietoturvasyistä salasanan tulee sisältää vähintään seitsemän merkkiä, joista kahden tulee olla numeroita ja kahden isoja kirjaimia.

6. Erillinen sähköpostiohjelma

Täältä löydät ohjeita, jos haluat käyttää erillistäsähköpostiohjelmaa tietokoneellasi.

Asiakaspalvelun yhteystiedot

Puh. 020 692 999

Puhelun hinta pvm/mpm

24/7

Fonectan asiakaspalvelun puhelut taltioidaan laadun varmistamiseksi ja osaamisen kehittämiseksi. Puheluiden taltiointeja käsittelevät vain siihen oikeutetut henkilöt, joita koskee vaitiolovelvollisuus.

Fonecta Voimaan ja kotisivuihin, Google Hakukonemarkkinointiin, Fonecta.fi-hakemistoon ja Voima Verkkokauppaan liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä myös sähköpostitse osoitteeseen

Chat palvelee arkisin klo 8 - 16Chat palvelee arkisin klo 9 - 19.30